La constante évolution qui caractérise la législation à laquelle est soumise la paie en fait une fonction complexe. Les entreprises où des cas de non-conformité sont constatés encourent des risques pénaux financiers et de contentieux. L’audit de paie se présente comme un excellent moyen de prévention, mais comme le réaliser ?
Quels sont les objectifs d’un audit de paie ?
Le domaine de la paie subit presque chaque mois des changements de taux de cotisation, de plafonds et de barèmes. Cette évolution perpétuelle fait que les responsables des entreprises peuvent se retrouver en marge. Pour faire face à ces risques dont les conséquences peuvent être très importantes, il est recommandé de procéder à un audit de paie. Il s’agit d’une prestation personnalisée dont l’objectif premier est de mesurer les écarts entre les pratiques de paie et la réglementation sociale, des accords d’entreprises et de la convention collective applicables. En fin de processus, on peut obtenir des paies sans anomalie.
Outre le contrôle de l’application de la réglementation, un audit de paie répond à des objectifs organisationnels, dont la sécurisation du fonctionnement du service dédié grâce à des recommandations. Les risques de non-conformité sont mieux évalués, et l’entreprise bénéficie d’une meilleure appréhension des règles légales et conventionnelles. Les responsables de la paie sont en mesure de prévoir et d’éviter dans la mesure du possible les risques de redressement de l’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocation familiale (URSSAF). L’entreprise peut aussi obtenir des pistes d’économies réalisables, quand cela est possible.
Toutes les entreprises du secteur privé sont concernées par l’audit de paie, indépendamment de leur taille. Cependant, les organismes publics employant ou non des agents contractuels peuvent aussi tirer profit d’une telle démarche. Les professionnels des services paie, ressources humaines et comptabilité qui ont des doutes sur les pratiques en place dans leur structure gagneraient en assurance, en particulier à la suite d’une mise en place de nouveaux outils de gestion, ou lorsqu’ils souhaitent valider la conformité des bulletins de paie qu’ils éditent.
Les différentes étapes d’un audit de paie
Une prestation d’audit de paie se déroule en plusieurs phases, avec pour chacune d’elles des acteurs et des outils spécifiques. La première étape est celle du cadrage au cours duquel sont définis d’un commun accord par le commanditaire et le prestataire le périmètre et les objectifs de la mission. Les moyens, méthodes et outils qui seront utilisés sont précisés, ainsi que l’étendue du contrôle : échantillon ou intégralité des paies, une filiale ou toutes les entreprises d’un groupe. Des échanges entre les équipes RH et paie se tiennent durant cette phase pour identifier les rubriques qui seront auditées. L’étape se termine par la collecte les documents : bulletins de paie, accords d’entreprise, convention collective, pratiques…
La deuxième phase d’un audit de paie est celle de l’étude documentaire et de l’analyse des pratiques au travers des éléments collectés durant la phase de cadrage. L’analyse de chaque rubrique commence par la description des pratiques signalées comme anormales, puis se poursuit par l’examen de ces anomalies au regard de la réglementation de la convention et de l’usage. Il en ressort des recommandations axées sur la vision globale de la paie au sein de l’entreprise.
Un audit de paie se termine par la phase du bilan qui est réalisé par le prestataire. Un rapport de mission est remis au commanditaire, et peut être présenté soit à l’ensemble de l’équipe paie et RH, soit à certains membres de l’équipe de direction. Des zooms particuliers peuvent être prévus afin de mettre en avant les bonnes pratiques de gestion de paie et formuler de pistes d’amélioration.